Privacyverklaring Shipbird

Laatst bijgewerkt: 21 september 2026

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Fuan Tech B.V. persoonsgegevens verwerkt via Shipbird (https://shipbird.eu).

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via Shipbird is:

Fuan Tech B.V.
Winkelveldstraat 14
5916 NX Venlo
Nederland
KvK: 69872198

Website: https://shipbird.eu
E-mail privacy: [email protected]
Ondersteuning: [email protected]
Telefoon: +31 (0)77 777 7788

Shipbird is het B2B-platform waarop klanten verzendlabels kunnen aanmaken en betalen voor pakketvervoer via vervoerders zoals GLS, DPD en PostNL.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe je Shipbird gebruikt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

2.1 Account- en bedrijfsgegevens

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Bedrijfsnaam, factuuradres, KvK- en/of btw-nummer
• Inloggegevens (wachtwoord wordt gehashed opgeslagen; wij zien je wachtwoord niet in leesbare vorm)

2.2 Verzend- en labelgegevens

• Afzender- en ontvangergegevens: naam, bedrijf, adres, postcode, plaats, land, e-mail, telefoon
• Pakketgegevens: gewicht, afmetingen, referentie, eventuele douane-/inhoudsgegevens bij internationale zendingen
• Trackingnummers en labelstatus

2.3 Betalings- en factuurgegevens

• Factuurgegevens, bestelhistorie, bedragen, valuta
• Betalingsstatus en Stripe-klant-/betaalreferenties

Wij slaan geen volledige creditcardnummers, CVC of bankrekeningnummers op. Betalingen verlopen via Stripe.

2.4 Technische gegevens

• IP-adres, browsertype, apparaat-/sessiegegevens, logbestanden
• Cookies en vergelijkbare technieken (zie sectie Cookies)

2.5 Communicatie

• Berichten die je aan ons stuurt (support, e-mail, formulieren)

2.6 Adresinvulling en -validatie

Wanneer deze functie is ingeschakeld, kunnen straat, huisnummer, postcode, plaats en land via onze server naar Google worden gestuurd om een adres aan te vullen of te controleren. Voor Nederlandse adressen controleren wij postcode, plaats en straat ook via de BAG (PDOK Locatieserver); straatvoorstellen voor NL gaan eveneens via PDOK. Voor Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland en Liechtenstein controleren wij postcode, plaats en straatnaam via OpenPLZ; straatvoorstellen gaan daar via OpenPLZ FullTextSearch. Voor Belgische adressen controleren wij postcode, gemeente en straat via BeSt Address (FOD BOSA); straatvoorstellen gaan via BeSt zodra een Belgische postcode is ingevuld. Voor Franse adressen controleren wij postcode, plaats en straat via de Base Adresse Nationale (IGN Géoplateforme). Voor Deense adressen controleren wij postcode, plaats en straat via Adressevælger (Danmarks Adresseregister, Klimadatastyrelsen). Dit gebeurt alleen als je (ingelogd) een adres invoert of laat valideren. Zie sectie 4.3, 4.4, 4.5 en 4.6.

2.7 Gebruiksgegevens en sessieregistratie

Op de klantomgeving (shipbird.eu, niet de admin-omgeving) meten wij hoe de website wordt gebruikt, onder meer via paginastatistieken. Via sessieregistratie (recorder.js) analyseren wij hoe het Platform wordt gebruikt (zoals muisbewegingen, klikken en scrollgedrag) om de gebruikerservaring te verbeteren en fouten op te sporen. Om jouw privacy en die van geadresseerden te beschermen, worden alle gevoelige invoervelden (zoals namen, adressen, e-mailadressen en andere formulierinvoer) in de opname automatisch gemaskeerd (bijvoorbeeld als ***), zodat die gegevens niet zichtbaar zijn in de sessie-herhaling. Zie sectie 4.8.

3. Doeleinden en rechtsgrondslagen (AVG)

Waar wij ons baseren op gerechtvaardigd belang, wegen wij jouw belangen, rechten en vrijheden af tegen die van ons. Je kunt hiertegen bezwaar maken (zie sectie Rechten).

4. Delen met derden (verwerkers & ontvangers)

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen voor zover nodig:

4.1 Stripe (betalingen, facturen, btw)

Betalingen, facturatie en (indien ingeschakeld) belastingberekening verlopen via Stripe. Stripe ontvangt o.a. naam, e-mail, factuuradres, btw-nummer (indien opgegeven) en betalingsgegevens.

• Stripe Privacy Policy: https://stripe.com/privacy
• Stripe treedt op als verwerker en/of zelfstandig verantwoordelijke voor bepaalde betaalprocessen, zoals beschreven in Stripe’s documentatie en Data Processing Agreement.

4.2 Vervoerders (GLS, DPD, PostNL, e.a.)

Voor het aanmaken van verzendlabels en het uitvoeren van zendingen delen wij afzender-/ontvanger- en pakketgegevens met de door jou gekozen vervoerder. Die vervoerders kunnen zelfstandig verantwoordelijke zijn voor hun verdere verwerking (tracking, bezorging). Hun privacyverklaringen zijn van toepassing op hun dienstverlening.

4.3 Google (adresautocomplete en adresvalidatie)

Wanneer dit is geconfigureerd, gebruiken wij Google Places Autocomplete, Place Details en Address Validation. Die calls gaan alleen via onze server (/api/v1/places*). De Google API-sleutel staat niet in de browser en er wordt geen Google Maps-JavaScript geladen. Daardoor zet deze functie geen Google-cookies van derden in je browser.

Google ontvangt dan de adresvelden die nodig zijn om voorstellen te tonen of het adres te controleren (straat, huisnummer, postcode, plaats, land, plus een tijdelijk sessietoken voor die zoekactie). Google kan die gegevens volgens het eigen beleid verwerken.

• Google Privacy Policy: https://policies.google.com/privacy

4.4 PDOK Locatieserver (BAG)

Voor Nederlandse adressen controleren wij postcode, plaatsnaam en straat tegen de BAG via de publieke PDOK Locatieserver (Kadaster/BZK). NL-straatvoorstellen gaan ook via PDOK (/suggest en /lookup). Die calls gaan alleen via onze server. PDOK/Kadaster privacy: https://www.kadaster.nl/privacy

4.5 OpenPLZ

Voor adressen in Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland en Liechtenstein controleren wij postcode, plaatsnaam en straatnaam tegen OpenPLZ (https://openplzapi.org). Straatvoorstellen gaan via OpenPLZ FullTextSearch. OpenPLZ bevat geen huisnummers. Die calls gaan alleen via onze server. OpenPLZ FAQ: https://www.openplzapi.org/en/faq/

4.6 BeSt Address

Voor Belgische adressen controleren wij postcode, gemeente en straat tegen BeSt Address van de FOD BOSA (https://best.pr.fedservices.be). Straatvoorstellen gaan via BeSt zodra een Belgische postcode is ingevuld. Die calls gaan alleen via onze server. Bron: https://opendata.bosa.be/index.nl.html

4.7 Base Adresse Nationale

Voor Franse adressen controleren wij postcode, plaats en straat tegen de Base Adresse Nationale via de geocoder van de IGN Géoplateforme (https://data.geopf.fr/geocodage/search). Straatvoorstellen gaan via die geocoder zodra een Franse postcode is ingevuld. Die calls gaan alleen via onze server.

4.8 Adressevælger

Voor Deense adressen controleren wij postcode, plaats en straat tegen Danmarks Adresseregister via Adressevælger van Klimadatastyrelsen (https://adressevaelger.dk). Straatvoorstellen gaan via Adressevælger zodra een Deense postcode is ingevuld. Die calls gaan alleen via onze server.

4.7 Hosting & infrastructuur

Onze applicatie en databases draaien bij cloudproviders. Zij verwerken gegevens in opdracht van ons, onder een verwerkersovereenkomst waar vereist.

4.8 Umami (statistieken en sessieregistratie)

Op de klantomgeving laden wij twee scripts van onze zelf-gehoste Umami-instantie:

• script.js — paginastatistieken (pageviews)
• recorder.js — sessieregistratie / DOM-replay

De website-id staat in de HTML. De gegevens gaan naar onze eigen Umami-instantie, niet naar een Umami-cloud van derden. De admin-omgeving laadt deze scripts niet.

Sessieregistratie legt vooral klikken, scrollen, muisbewegingen en vergelijkbaar gebruiksgedrag vast. Gevoelige invoervelden (zoals namen, adressen, e-mailadressen en andere formulierinvoer) worden vóór verzending automatisch gemaskeerd (bijvoorbeeld als ***). De sessie-herhaling toont daardoor geen leesbare invoer van die velden.

4.9 Amazon SES (transactionele e-mail)

Account-, factuur- en labelmails gaan via Amazon SES wanneer dat is geconfigureerd. SES ontvangt het afleveradres (account- of factuurmail) en de inhoud van die mail.

• AWS Privacy: https://aws.amazon.com/privacy/

4.10 Overige dienstverleners

Bijvoorbeeld foutmonitoring of supporttools — alleen voor zover nodig voor de dienst, met passende contractuele waarborgen.

4.11 Wettelijke verplichting

Als wet of rechterlijke uitspraak ons daartoe verplicht, kunnen wij gegevens delen met autoriteiten.

5. Doorgifte buiten de EER

Sommige partijen (waaronder Stripe, Google en Amazon SES) kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken (bijv. VS). SES stellen wij waar mogelijk in op een EU-regio (eu-central-1). Waar nodig gebruiken wij passende waarborgen, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, en/of
• Standard Contractual Clauses (SCC’s),

zoals door de betreffende aanbieder beschreven.

Onze zelf-gehoste Umami-instantie draait op dezelfde hostingstack als de applicatie.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doelen hierboven, tenzij een langere wettelijke bewaartermijn geldt.

Richtlijnen (kunnen per geval afwijken):

• Accountgegevens: zolang het account actief is, plus een redelijke periode daarna voor afronding/geschillen
• Orders, labels, facturen, betalingen: doorgaans tot 7 jaar (fiscale/boekhoudkundige bewaarplicht in NL)
• Supportcorrespondentie: doorgaans tot 2 jaar na afsluiting van het ticket
• Logs/technische data: korter, tenzij nodig voor beveiliging of onderzoek
• Gebruiksstatistieken en sessie-opnamen: beperkt, zolang nodig voor analyse en verbetering van de dienst

Na afloop worden gegevens gewist of geanonimiseerd.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
• toegangsbeheer en logging
• hashing van wachtwoorden
• geen opslag van volledige betaalkaartgegevens (dat doet Stripe, PCI DSS)
• Google-adres-API’s alleen server-side, zonder API-sleutel in de browser

Geen enkele maatregel is 100% waterdicht; bij een datalek handelen wij volgens de AVG (waar nodig melding aan AP en betrokkenen).

8. Cookies en vergelijkbare technieken

8.1 Noodzakelijke cookies (inloggen / sessie)

Voor inloggen, sessiebeheer en beveiliging zetten wij cookies (Better Auth). Op de klantomgeving zijn dat host-only sessiecookies; ze worden niet gedeeld met admin.shipbird.eu. Zonder deze cookies kun je niet ingelogd blijven.

8.2 Google Places

De adresfuncties gebruiken geen Google Maps-JavaScript in de browser. Er worden geen Google-cookies van derden gezet via deze functie.

8.3 Umami

Umami op shipbird.eu zet op het moment van deze verklaring geen cookies. Het kan wel localStorage gebruiken (bijvoorbeeld umami.disabled). Paginastatistieken en sessieregistratie werken dus met scripts en vergelijkbare technieken, niet met Umami-cookies.

8.4 Functionele voorkeuren

Waar de interface een voorkeur onthoudt (bijvoorbeeld taal), kan dat via een cookie of lokale opslag.

Je kunt cookies via je browserinstellingen beheren. Het weigeren van noodzakelijke cookies beperkt het inloggen en gebruik van Shipbird.

Betalingspagina’s van Stripe kunnen eigen cookies zetten op het domein van Stripe.

9. Jouw rechten (AVG)

Je hebt — voor zover van toepassing — het recht op:

• inzage
• rectificatie
• wissen (“recht op vergetelheid”)
• beperking van de verwerking
• dataportabiliteit
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• intrekking van toestemming (zonder dat eerdere rechtmatige verwerking ongedaan wordt)

Stuur je verzoek naar [email protected]. Wij reageren in principe binnen één maand. Wij kunnen om identificatie vragen.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

10. Kinderen

Shipbird is een B2B-dienst en niet gericht op personen onder de 18 jaar. Wij verwerken bewust geen gegevens van kinderen.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan wordt dan bijgewerkt. Bij materiële wijzigingen informeren wij je waar redelijk (bijv. via de website of e-mail).

12. Contact

Vragen over privacy?
Fuan Tech B.V. / Shipbird — [email protected]

Het gebruik van Shipbird valt ook onder onze algemene voorwaarden.